Organització d'esdeveniments: Funcions de la secretaria tècnica d'un congrés

04/02/2016
Organizacion de Congreso Secretaria tecnica

Per: Marta Liñán

En el cas concret dels congressos, la secretaria tècnica assumeix la totalitat de les funcions, des de la recerca de localitzacions per celebrar el congrés fins al disseny de les acreditacions, passant pels més d'un centenar de detalls que requereix el congrés.

No cal dir que el més important d'un congrés és el programa científic que s'imparteix, però l'organització i coordinació del mateix pot alterar el pes de la balança cap a l'èxit o el fracàs més estrepitós. Per això, a continuació detallem algunes de les funcions més importants que una secretaria tècnica ha d'assumir en l'organització d'un congrés.
 

finanzas eventos congresosÀrea finances i comercial:

Control pressupostari: per obtenir la màxima rendibilitat d'un congrés cal controlar el pressupost de forma minuciosa.
Gestió proveïdors: contactar amb proveïdors de confiança i amb gran experiència és de moltíssima ajuda per a la secretaria tècnica.
Comercialització d’stands: en la majoria dels congressos s’habilita una zona d’exposició comercial per tal que les companyies del sector puguin mostrar i presentar els seus productes. Per aquest motiu, la secretaria ha de gestionar la venda i organització d’stands:

- Planell d’ubicació
- Disseny
- Control de recepció de mercaderies
- Horaris muntatge i desmuntatge

Àrea Logística:

Reserva i gestió de les seus: la localització de l'escenari perfecte requereix de molt temps i coneixement del terreny, així que col·laborar amb els departaments de turisme o els Convention Bureau de les ciutats ens garantirà una bona elecció.

Reserva i gestió trasllat i allotjament: en aquest cas, el més indicat és posar-se en mans de professionals externs i comptar amb agències de viatges especialitzades que executin aquestes gestions de manera eficaç.

Programa social: encara que cada vegada són més reduïts, és important tenir-ho en compte i organitzar activitats lúdiques que acompanyin el congrés.

comunicacion eventos congresosÀrea comunicació:

Creació estratègia comunicació: una bona estratègia de comunicació que garanteixi la màxima difusió del congrés. Aquesta estratègia de comunicació hauria de tenir en compte:

- Creació pàgina web per a l'esdeveniment: una pàgina web del congrés que ofereixi informació exhaustiva i que permeti realitzar el màxim de gestions (inscripció, enviament d'abstracts, enviament de ponències, sol·licituds, etc.)
- Gestió de les xarxes socials: gestionar les xarxes socials per oferir informació on-time del congrés i donar-se difusió.
- Creació del pla de mitjans: dissenyar una campanya de mitjans, tant especialitzats com generalistes, ajudarà en la difusió i el posicionament del congrés
- Estratègia de Gabinet de Premsa: és important tenir en compte un pla d'acció amb els mitjans de comunicació. L'estratègia de gabinet de premsa servirà per a l'enviament de notes de premsa, gestió d'entrevistes amb els organitzadors i/o ponents, redacció d'un dossier de premsa general del congrés, etc.
- Protocol i relacions públiques: d'acord amb la magnitud del congrés, aquest pot requerir de la presència d'institucions en el moment de la inauguració o la clausura, per això és important comptar amb professionals d'aquest camp per a coordinar tots els implicats. Així mateix, la secretaria tècnica hauria d'apostar pel networking i posar en coneixement a totes les empreses implicades, creant agendes de treball i reunions.

Àrea proveïdors:

Reserva i gestió dels equips audiovisuals i mitjans tècnics necessaris: és molt important l'ambientació dels salons o auditoris, crear el millor escenari per a les conferències i ponències.

Coordinació equip hostesses: comptar amb un bon equip d'hostesses és clau per al correcte desenvolupament del congrés. Professionals que coneguin el sector i les funcions que han de realitzar en cada moment.

Equip de traducció simultània: tant si el congrés és internacional com si alguns dels ponents són estrangers, caldrà comptar amb un equip de traducció simultània. Molts hotels o palaus de congressos comptem amb cabines de traducció, però en cas contrari caldrà pensar un espai per a que puguin portar a terme la tasca.

Coordinació equips seguretat: depenent de la tipologia i temàtica del congrés és necessari comptar amb un equip de seguretat especialitzat.

Coordinació càtering: contractar i gestionar el càtering tant per als dinars com per als diferents coffee-break que se succeeixen durant la celebració del congrés. Poder preveure menús especials, intoleràncies i altres incidències agilitzarà el temps -que sol ser curt- destinat als àpats.

asistentes ponentes eventos congresosÀrees assistents i ponents:

Contacte amb ponents convidats: creació i enviament d'invitacions en nom del comitè organitzador, gestió de bitllets i allotjament, control i negociació d'honoraris i altres necessitats.

Gestió assistents: control i gestió de les inscripcions dels assistents, ja sigui a nivell individual o bé a través d'una empresa o laboratori.

Acreditacions: coordinar tot el procés d'acreditació tant per a ponents com per congressistes i intentar que sigui el més àgil possible per evitar retards. Lliurament del pack congrés, acreditació, programa, carpeta, tiquets, etc.

Àrea documental:

Recepció d'abstracts: habilitar una zona en la pàgina web perquè cada congressista pugui enviar el seu abstract per a la posterior avaluació per part del Comitè Científic o la seva presentació.

Recepció de ponències: és aconsellable, sempre que els ponents estiguin d'acord, comptar amb les presentacions amb certa antelació per poder realitzar proves d'imatge i so, si cal, a la sala.

Creació àrea descàrregues: un cop finalitzat el congrés, a la mateixa pàgina web, s'habilita una zona de descàrregues en la qual s'arxiven totes les presentacions i ponències que s'han impartit.

Àrea patrocini:

És important comptar amb recursos externs per garantir la viabilitat del congrés. Per això, la secretaria tècnica, també s'ha de fer càrrec de la recerca de recursos econòmics que ajudin a sufragar els costos i permetin realitzar alguna activitat extraordinària per dinamitzar el congrés.

Necessites qui s'encarrega de gestionar algunes d'aquestes funcions per al teu esdeveniment? T'agradaria fer un esdeveniment i no saps per on començar? Parlem!

 

Post relacionats

Afegeix un nou comentari

5 + 4 =
Resol aquest problema matemàtic simple i escriu el resultat. Ex. per 1+3, escriu 4.
descarga agencia de comunicación barcelona

Aprèn a crear els post més reeixits

Descàrrega gratis una Guia Pràctica amb tot el que cal saber per aprendre a escriure al Post Perfecte

SUBSCRIU-TE!

Rep cada mes continguts exclusius.

A nosaltres tampoc no ens agrada l'spam. El teu Email està segur amb nosaltres.

Necessites alguna cosa?

Si tens dubtes, comentaris o consultes, pots comunicar-te amb nosaltres completant aquest formulari.

L'equip de Nal3 estarà encantat de respondre't.

O si ho prefereixes, pots contactar-nos per telèfon.

93 238 80 80