10 consejos para la organización de eventos

13/11/2018
organizacion de eventos

La organización de eventos es una de las principales y más efectivas acciones de branding que una empresa puede realizar.

Ya te comentábamos en este blog la importancia que tienen para tu organización y, hoy, una vez más, queremos recordártelo.

Si lo miras bien, no se trata tanto de la organización de eventos, sino de crear una experiencia que tus asistentes recuerden siempre. Esa una gran forma de que tu marca permanezca en su memoria.

¿Qué debes tener en cuenta para organizarlos?
Vamos a darte algunos consejos.

1. Define los objetivos del evento

Es fundamental que sepamos qué queremos conseguir con la organización de eventos. Los más habituales son:

  • Branding
  • Fidelización de clientes actuales
  • Captación de nuevos clientes
  • Networking con posibles partners o colaboradores.

En este proceso participan varias personas y es necesario que ellas conozcan para qué se realiza. Ello favorece la toma de decisiones acertadas porque nos ayuda a priorizar unas tareas sobre otras.

Siéntate con tu equipo y dejad por escrito qué buscáis. ¡Ah! Y recuerda definir los KPI’s de esos objetivos, para que puedas medirlos después de la celebración del evento.

2. Asigna responsables de organización del acto

Podría resultar caótico que todos los integrantes del equipo os queráis apoyar y encargaros de todo.

Designa quién hace qué y de qué tareas se responsabiliza. Puede que algunas personas necesiten colaboradores. Si es así, consigue que quede todo definido desde el primer momento.

Nombra sustitutos, porque la organización de eventos puede ser larga y es mejor tener un plan B para solucionar imprevistos.

3. Describir el tipo de evento

Una vez tienes claros los objetivos, es más fácil orientar el tipo de evento que necesitas para cumplirlos: ¿fiesta, celebración, juegos, ponencias…?

Esta decisión es muy estratégica porque tienes que conseguir que tus asistentes encuentren valor en lo que les estás proponiendo, que haya identificación con la marca y que sea agradable para ellos.

El timming de las actividades es crucial que lo sepas ya, para saber de cuánto tiempo dispones para cada actividad.

Si necesitas ayuda en la organización de los eventos de tu empresa en Barcelona, llámanos porque es una de nuestras especialidades.

4. Decide quienes serán los asistentes

Seguramente este punto es más sencillo de decidir una vez que ya tienes claros los objetivos.

¿A quién vas a invitar? ¿Pagarán entrada, vas a ofrecer descuentos? Decimos esto porque quizá te plantees que los clientes puedan acceder de forma gratuita o todos. Es una decisión que debes tomar.

Cuidado con el número de asistentes, ya que este dato determina el local que vas a necesitar para el evento.

Si te preguntas si es posible organizar algo a lo que puedan acudir toda tu base de datos (clientes, potenciales clientes, proveedores, partners, etc.) la respuesta es sí. Por ejemplo, en una celebración, como los “25 años de x”, estaría más que justificado.

5. Organiza la logística del evento

Si esto falla, tus invitados no se van a ir con un buen recuerdo. Pon mucho mimo en cuidar toda la organización logística del evento.

  • Cómo vas a enviar las invitaciones.
  • Cómo vas a controlar el acceso.
  • Si vas a necesitar azafatas o azafatos.
  • Quién se ocupará del catering y cuándo y dónde lo vais a dar.
  • Qué medios de transporte vais a poner, si los hubiera.
  • Etc.

Hay muchas variables y lo que te recomendamos es que hagas un check list para que nada falle. Ya que tienes un equipo encargado de organización de eventos, pídeles que cada uno redacte lo necesario para que pueda desempeñar con éxito las responsabilidades que han asumido.

6. Elige lugar, fecha y hora

En este punto de organización, en el que ya sabes qué vas a hacer y cuántas personas estimas que asistirán, elegir el espacio del evento es más sencillo. O no. Pero, al menos, ya sabrás si lo puedes hacer al aire libre o cerrado.

El target también te ayuda a decidir la fecha y la hora. Quizá un día laborable es complicado para tus clientes, pero un viernes por la tarde y noche puede resultarles muy atrayente.

7. Busca diferenciarte

Ya tienes casi todo previsto. Ahora es el momento en que puedes incluir actividades o detalles que te hagan diferenciarte de otros eventos a los que ya han asistido tus invitados.

Por ejemplo, si hablamos de una mesa redonda de 2-3h por la mañana en l’Antiga Fàbrica de Damm, quizá sea buena idea hacer un cierre con una barra libre de degustación de sus cervezas.

O puede que encuentres ese punto en el merchandising. ¿Vas a dejarles algún recuerdo? ¿Cuál, el típico boli o prefieres algo distinto?

8. Difusión y cobertura del evento

Es posible que quieras enviar invitaciones personalizadas a algún segmento de tu target. Está bien, hazlo. Pero también puedes pretender abarcar a un público objetivo mayor que, quizá, no tienes en tus registros.

En cualquier caso, es importante que pienses en la difusión que vas a hacer de tu evento, online y offline. ¿Necesitas notas de prensa para los periódicos o un Community Manager para las redes sociales?

Quizá el equipo que tienes para la organización de eventos no está especializado en comunicación. Plantéate externalizar este apartado y, si quieres consultar un presupuesto, no dudes en enviárnoslo.

Durante el evento también es importante que se dé difusión de él. Si es abierto quizá así despiertas el deseo de asistir en una próxima convocatoria.

9. Planifica bien el presupuesto

Cuando hablamos de presupuestos para eventos siempre salta la duda de si:

  • Organizar un evento en función del presupuesto disponible.
  • Definir el mejor evento y después asignarle un presupuesto.

En cualquiera de los casos, o quizá si combinas ambos, éste es un apartado que tienes que controlar muchísimo.

Nuestro consejo es que te dejes un remanente para imprevistos porque, en la organización de eventos, siempre los hay.

10. Analiza después de haber organizado el evento

Después de la realización del evento debes cerrar el círculo que empezamos con la definición de objetivos. ¿Se han cumplido?

Mide los KPI’s que definiste en el primer punto y analízalos.

Este paso es importante para que sepas el retorno de inversión (ROI) que has tenido. Además, esto te sirve para que tu próximo evento sea mucho más rentable para la empresa.

Y ahora, ¿estás listo para realizar una organización de eventos?, ¿necesitas que te ayudemos? ¡CONTÁCTANOS!

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