Organización de eventos: Cuáles son las funciones de la Secretaría Técnica de un Congreso

04/02/2016
Organizacion de Congreso Secretaria tecnica

En la organización de eventos, concretetamente de los congresos, la secretaría asume la totalidad de las funciones, desde la búsqueda de localizaciones para celebrar el congreso hasta el diseño de las acreditaciones, pasando por los más de un centenar de detalles que requiere el Congreso.

No es necesario decir que lo más importante de un congreso es el programa científico que se imparte, sin embargo, la organización y coordinación del mismo puede alterar el peso de la balanza hacia el éxito o el fracaso más estrepitoso. Por ello, a continuación detallamos algunas de las funciones más importantes que una secretaría técnica debe asumir en la organización de un evento o Congreso.

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Organizacion de eventos y congresosÁrea finanzas y comercial:

Control presupuesto: para obtener la máxima rentabilidad de un congreso debe controlarse el presupuesto de forma minuciosa.

Gestión proveedores: contactar con proveedores de confianza y con experiencia contrastada es de gran ayuda para la secretaría técnica.

Comercialización de stands: en la mayoría de los Congresos se habilita una zona de exposición comercial para que las compañías del sector puedan mostrar y presentar sus productos. Por ello, la secretaría debe gestionar la comercialización de stands:

- Plano de ubicación
- Diseño
- Control de recepción de mercancías
- Horarios montajes y desmontajes

 

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Área Logística:

Reserva y gestión de las sedes: la localización del escenario perfecto requiere de mucho tiempo y conocimiento del terreno por lo que colaborar con los departamentos de turismo o los Convention Bureau de las ciudades nos garantizará una buena elección.

Reserva y gestión traslado y alojamiento: en este caso, lo más indicado es ponerse en manos de profesionales externos. Contar con agencias de viajes especializadas permite canalizar estas gestiones de la manera más eficaz posible.

Programa social: aunque cada vez son más reducidos, es importante tenerlo en cuenta y organizar actividades lúdicas que acompañen al congreso.

Organizacion de eventos y congresosÁrea comunicación:

Creación estrategia comunicación: una buena estrategia de comunicación que garantice la máxima difusión del Congreso. Esta estrategia de comunicación debería tener en cuenta, entre otros puntos:

- Creación página web para el evento: una página web del congreso que ofrezca información exhaustiva y que permita realizar el máximo de gestiones (inscripción, envío de abstracts, envío de ponencias, solicitudes, etc.)
- Gestión de las redes sociales: gestionar las redes sociales para difundir la actividad del congreso y ofrecer información on-time
- Creación del plan de medios: diseñar una campaña de medios, tanto especializados como generalistas, ayudará en la difusión y el posicionamiento del congreso
- Estrategia de Gabinete de Prensa: es importante tener en cuenta un plan de acción para con los medios de comunicación. La estrategia de gabinete de prensa servirá para el envío de notas de prensa, gestión de entrevistas con los organizadores y/o ponentes, redacción de un dossier de prensa general del congreso, etc.
- Protocolo y relaciones públicas: de acuerdo con la magnitud del congreso, este puede requerir de la presencia de instituciones en el momento de la inauguración o la clausura por lo que es importante contar con profesionales de este campo para coordinar a todos los implicados. Asimismo, la secretaría técnica debe promover el networking y poner en conocimiento a todas las empresas implicadas, creando agendas de trabajo.

Área proveedores:

Reserva y gestión de los equipos audiovisuales y medios técnicos necesarios: crear una buena atmosfera y el mejor escenario para las conferencias y ponencias

Coordinación equipo azafatos/as: contar con un buen equipo de azafatas o azafatos es clave para el correcto desarrollo del congreso. Profesionales que conozcan el sector y qué funciones deben realizar en cada momento.

Equipo de traducción simultánea: tanto si el congreso es internacional como si algunos de los ponentes son extranjeros, deberá tenerse en cuenta un equipo de traducción simultánea. A menudo los hoteles o palacios de congresos cuentan con cabinas de traducción, pero en caso contrario deberá pensarse un espacio para que puedan llevar a cabo la tarea.

 

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Coordinación equipos seguridad: dependiendo de la tipología y temática del congreso es necesario contar con un equipo de seguridad especializado.

Coordinación catering: contratar y gestionar el catering tanto para los almuerzos como para los diferentes coffee-break que se suceden durante la celebración del congreso. Poder prever menús especiales, intolerancias y demás incidencias agilizará el tiempo –que suele ser corto- destinado a las comidas.

Organizacion de eventos y congresosÁreas asistentes y ponentes:

Contacto con ponentes invitados: creación y envío de invitaciones en nombre del comité organizador, gestión de billetes y alojamiento, control y negociación de honorarios y demás necesidades.

Gestión asistentes: control y gestión de las inscripciones de los asistentes, ya sea a nivel individual, como a través de una empresa o laboratorio.

Acreditaciones: coordinar todo el proceso de acreditación tanto para ponentes como para congresistas e intentar que sea lo más ágil posible para evitar retrasos. Entrega del pack –congreso, acreditación, programa, carpeta, tiques, etc.

Área documental:

Recepción de abstracts: habilitar una zona en la página web para que cada congresista pueda enviar su abstract para su posterior evaluación por parte del Comité Científico o su presentación.

Recepción de ponencias: es aconsejable, siempre que los ponentes estén de acuerdo, contar con las presentaciones con cierta antelación para poder realizar pruebas de imagen y sonido – si es necesario – en la sala.

Creación área descargas: habilitar, una vez finalizado el congreso, una zona de descargas en la que se archiven todas las presentaciones y ponencias que impartidas.

Área patrocinio:

Es importante contar con recursos externos para garantizar la viabilidad del congreso. Por ello, la secretaría técnica, también debe encargarse de la búsqueda de recursos económicos que ayuden a sufragar los costes y permitan realizar alguna actividad extraordinaria para dinamizar el congreso.

 

¿Necesitas quien se encargue de gestionar algunas de estas funciones para tu evento? ¿Te gustaría llevar a cabo un evento y no sabes por dónde comenzar? ¡Hablemos!

 

Autor: Marta Liñán

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