Qué tener en cuenta para alcanzar el éxito con la organización de eventos

05/03/2019
organizacion de eventos

La organización de eventos puede ser la herramienta necesaria para mejorar la visibilidad o los resultados de una empresa, y ofrece numerosas posibilidades. Además, para la organización de eventos Barcelona es una de las ciudades líderes debido a su clima, su posición geográfica, su cultura, su entorno empresarial, etc. Pero, ¿qué hay que tener en cuenta para la organización de eventos de éxito? ¿Qué aspectos tenemos que cuidar y qué distintas posibilidades nos ofrecen los eventos?

Objetivo a conseguir y público

Lo primero en la organización de eventos es tener claro el objetivo que queremos conseguir y el público al que queremos llegar. Algunos objetivos pueden ser posicionarnos como líderes del sector, ganar visibilidad, reforzar la imagen de la marca, atraer a nuevos clientes, fidelizar con los que ya tenemos, o hacer networking con potenciales colaboradores. También pueden ser otro tipo de objetivos, como dar a conocer una nueva línea de productos, celebrar un aniversario, u otro tipo de celebraciones.

El evento será distinto también en función de si queremos llegar a los usuarios finales, si somos una empresa b2b y el cliente son otras empresas, si el evento es para los trabajadores, si es para los accionistas, etc. Hay muchos agentes implicados en el entorno de una empresa u organización, y saber a cuál o cuáles de ellos queremos llegar es un primer paso para organizar un evento exitoso. Cada tipo de público tendrá sus particularidades y el evento será diferente en función de ello.

Tipos de eventos

La organización de eventos para empresas ofrece muchas posibilidades. Pueden ser eventos corporativos de la empresa, en que se reúne la empresa y sus principales participantes y clientes, o la organización de congresos, otra opción y para la que Barcelona es una ciudad muy destacada. Aun así, hay otros tipos de eventos que ofrecen grandes posibilidades, como la organización de eventos sociales, la organización de eventos culturales, u otros tipos de eventos originales que puedan ser útiles seamos una empresa o una organización de cualquier ámbito y que se adapten a nuestro objetivo, nuestro público y a nuestras necesidades del momento.

La importancia del espacio

El espacio juega un papel clave en el evento, ya que es el sitio donde se desarrollará el  evento y también el posible networking, relaciones informales, etc. Además de ser funcional también es recomendable que se adapte a las necesidades de la empresa y es preferible que a nivel de diseño sea atractivo. El tamaño del espacio también hay que tenerlo en cuenta y variará en función de la dimensión y del número de participantes del evento. La iluminación, la decoración, el sonido, son elementos a tener en cuenta en el espacio y que condicionarán el evento. Tenemos que asegurarnos que todas ellas juegan a nuestro favor y no en contra al seleccionar un espacio, y cambiar lo que nos pueda perjudicar. La accesibilidad del espacio también es necesaria para que el evento sea para todo el mundo. La posibilidad de realizar el cátering en el espacio, o de poner un escenario, son opciones a tener en cuenta en caso que las necesitemos.

La ubicación de la organización de eventos en Barcelona

La ubicación es otro punto necesario a tener en cuenta. Barcelona ofrece numerosos espacios para eventos de todo tipo ya que es una ciudad muy dinámica y muy destacada en la organización de congresos. Para la organización de eventos en Barcelona hay amplias posibilidades y que se adaptan a las dimensiones y necesidades de cada evento. Se trata de encontrar el espacio más adecuado para el evento, para lo que las agencias pueden ayudar. El clima, el buen ambiente, la cultura, la gastronomía y la arquitectura de la ciudad son elementos que también juegan a favor.

Material gráfico o visual, listados, diferenciarse

Para el evento será necesario elaborar todo el material gráfico y visual, como pósters, folletos, dossiers informativos, invitaciones, y material gráfico para los stands o para el escenario. También se pueden crear presentaciones, material audiovisual, etc. Todo el material gráfico y visual es necesario para ofrecer toda la información a los participantes. Pero al mismo tiempo debería estar de acorde a un mismo diseño, unos mismos colores, tener el logotipo del evento, etc., para unificar visualmente todo el material.

Promoción y comunicación antes y después 

Además será necesario promocionar y difundir el evento antes de su realización para que los visitantes se inscriban y obtengan toda la información, y también se tendrá que difundir la actualidad y los resultados del evento cuando esté teniendo lugar o una vez haya sucedido. Algunas opciones como gabinetes de prensa, comunicación y imagen de la empresa, redes sociales, o incluso diseño de las páginas y sitios web del evento, pueden ser clave para la difusión. La difusión nos permitirá ganar visibilidad y dar a conocer la relevancia del evento. Contar con una agencia de organización de eventos que ofrezca estos otros servicios es un gran punto a favor.

Según el tipo de evento, es posible que nos interese también contar con patrocinadores para atraer a un mayor público o para compensar parte de los costes. Las agencias de organización de eventos también pueden ayudar a decidir y buscar patrocinadores.

En definitiva, la organización de eventos es un proceso en el que hay que tener en cuenta estos aspectos y otros aspectos posibles en función de las particularidades de cada evento, pero está claro que ofrece un gran rango de posibilidades.

Si estás interesado en organizar un evento de éxito en Barcelona, CONTACTA CON NOSOTROS.

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