Si estás interesado en dar a conocer tu actividad empresarial, comunicar un acontecimiento concreto o realizar unas declaraciones sobre algún hecho determinado, la rueda de prensa puede ser la mejor herramienta comunicativa para ello.

Por este motivo, desde el gabinete de prensa Nal3 Comunicació te explicamos todo acerca de esta herramienta de comunicación y cómo puede ayudarte a crecer y mejorar tu estrategia de negocio.

¿Qué es una rueda de prensa?

El término de rueda de prensa lleva muchos años integrado en nuestra sociedad y, probablemente, la mayoría ya sabemos qué significa. No obstante, es recomendable que conozcamos la naturaleza y las características principales de esta técnica de comunicación, ya que es una de las más antiguas y más utilizadas.

Dicho esto, una rueda o conferencia de prensa es un acto informativo y comunicativo en el que una empresa, organismo u organización invita a los medios de comunicación para informarles sobre un tema en concreto y así, que estos lo puedan difundir.

Las ruedas de prensa pueden tratar sobre cualquier temática, pero antes de que acudan los medios de comunicación y los periodistas, el organizador deberá avisar sobre qué temática tratará el acto convocado.

Este tipo de actos comenzaron a celebrarse en el año 1913 cuando el presidente de Woodrow Wilson decidió convocar a los medios en varias ocasiones para contar las novedades más destacables que influyeran en la política y gobierno de los Estados Unidos. Aunque en ese momento no se denominasen ruedas de prensa, ya lo eran, al igual que ocurrió con las notas de prensa.

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Aspectos fundamentales de las ruedas de prensa

Una vez aclarado qué es una rueda de prensa, es importante que expliquemos cuáles son sus aspectos fundamentales, los objetivos, etc.

El objetivo principal de las ruedas de prensa es comunicar una “noticia” o información a los medios de comunicación, interactuar con ellos y en la medida de lo posible conseguir que lo difundan y amplíen el alcance de la información manteniendo los valores de nuestra empresa (o lo que pretendemos transmitir con esta información). Así, el diferencial de las ruedas de prensa frente a otras herramientas de comunicación y difusión es que con esta podemos interactuar cara a cara con los representantes de los medios (periodistas) y eso nos permite transmitir lo que queremos de una manera mucho más natural, directa y cercana.

Por otro lado, es fundamental que nos hagamos ciertas preguntas antes de organizar una rueda de prensa como: ¿existe la necesidad de transmitir esta información o mensaje?, ¿es la rueda de prensa la manera más eficiente y adecuada para hacerlo?, etc. Esto es imprescindible porque a la hora de organizar una conferencia de prensa, debemos asegurarnos de que lo que vamos a comunicar nos va a beneficiar y que tendrá interés para los medios de comunicación.

Asimismo, a la hora de organizar un acto de este tipo debemos cuidar los siguientes aspectos:

  • La puntualidad es fundamental, ya que los periodistas suelen tener el tiempo justo y, por eso, es muy importante que la rueda de prensa comience a la hora prevista.
  • La duración del acto debe de ser coherente con lo que vamos a comunicar, ya que no podemos extenderlo infinitamente, por lo que debemos de ser capaces de destacar únicamente los aspectos más relevantes.
  • El lugar (ubicación) en el que realicemos la conferencia de prensa debe de ser accesible y céntrico para facilitar la llegada y la salida a los invitados. Ahora, debido a la pandemia, en muchos casos el lugar a pasado a ser la plataforma.

Dicho esto, no debemos olvidarnos de que, en función del contenido que vayamos a exponer en la rueda de prensa, será más recomendable decantarnos por un formato u otro. Si, por ejemplo, vamos a presentar datos y resultados económicos, lo mejor será que escojamos el formato típico con los ponentes en una tarima y los periodistas en forma de escuela. No obstante, si queremos que el acto tenga un carácter más informal y desenfadado, podemos optar por reunirnos con los medios en una mesa y preparar un almuerzo o una merienda que ayuda a generar un ambiente cercano y relajado.

7 tips para organizar conferencias de prensa

En el anterior apartado, ya hemos explicado algunos de los aspectos más importantes que definen una rueda de prensa y, por ende, algunas de las vías que tenemos para organizarla. Sin embargo, a continuación, daremos algunas pautas básicas que nos servirán para definir al máximo detalle la manera en la que debemos organizar estos actos sin que se nos escape nada.

De hecho, si seguimos estos pasos, probablemente tendremos éxito en nuestra rueda de prensa.

Además, una de las principales ventajas de esta herramienta es que nos permite ganar mucho tiempo, ya que podemos atender a todos los medios simultáneamente y todas las preguntas serán respondidas sin editores ni manipulaciones y con nuestras propias palabras.

  1. Como ya hemos comentado, antes de nada, debemos asegurarnos de que disponemos de una noticia, hecho o información suficientemente interesante como para convocar una rueda de prensa.
  2. En segundo lugar, la elección de la fecha es un factor clave, ya que, si acertamos, conseguiremos ampliar su difusión y notoriedad. Asimismo, debemos evitar que coincida con otros eventos importantes o con alguna fecha señalada.
  3. Seleccionar la hora más adecuada para organizar el acto, aunque generalmente suele ser temprano por la mañana, ya que será cuando mayor difusión obtengamos.
  4. Determinar la ubicación de la rueda de prensa, como ya hemos comentado, es recomendable que sea céntrico y de acceso sencillo. Además, es aconsejable que sepamos los servicios que incluye y que nos puedan ayudar a llevar a cabo el acto. Como también hemos comentado, el lugar en online es la plataforma.
  5. Posteriormente, tendremos que enviar un aviso o “Save The date” a los medios, notificándoles sobre qué tratará el acto, cuándo y en qué lugar.
  6. También es aconsejable que preparemos ciertos materiales que aporten calidad a la rueda de prensa y nos ayuden a generar una mayor satisfacción e interés en los periodistas.
  7. En última instancia, sólo debemos dar las gracias a los invitados y clausurar el acto de manera elegante.

Cómo son las ruedas de prensa online

La pandemia mundial provocada por el virus covid-19 ha deshabilitado muchos de los procesos y tareas que estábamos acostumbrados a ejecutar en nuestro día a día. Es decir, ha transformado la manera de hacer y entender las cosas. La comunicación, por su parte, también ha tenido que adaptarse y reajustarse para seguir siendo útil en este nuevo escenario.

Si trasladamos esto a las ruedas de prensa, actualmente nos encontramos con nuevos formatos 2.0 que incluyen una serie de cambios respecto al modelo tradicional.

Dicho esto, la manera en la que los medios recaban la información y la transmiten, ahora, es mucho más inmediata. Además, cada vez resulta más complicado sorprender a los periodistas por lo que las ruedas de prensa deben de ser mucho más creativas y originales.

Asimismo, una tendencia muy al alza actualmente en este aspecto es realizar las conferencias de prensa a través de las redes sociales, en concreto, Twitter. Esto se debe a que aporta una mayor brevedad en la transmisión de mensajes, resulta más cómoda para el propio periodista y tiene un coste más bajo para el organizador. No obstante, se pierda la esencia del cara a cara.

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